Wir über uns – das Organisationsteam (alle Beiträge)

Unter dieser Rubrik wollen wir unser Organisationsteam mit deren unterschiedlichen Ressorts vorstellen

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Organisationskomitee / Ressortleiter/-innen

OK-Präsident: Bürgermeister Armin Hinterseh
Vize-OK-Präsident: Egon Hirt
Generalsekretär: Joachim Häfker

Ressort Sport

Ressort Medien
Ressortleiter Dr. Florian Kech und Hans-Peter Hensle

Ressort PR
Weltcup Büro

Ressort Finanzen
Ressortleiter Frank Krämer

Ressort Verkehr

Ressort Ordnungsdienst
Ressortleiter Tobias Missfelder

Ressort Technik
Ressortleiter Ernst Simon

Ressort Schanze
Ressortleiter Matthias Schlegel

Ressort Rechenbüro
Ressortleiter Michael Blank

Ressort Catering
Ressortleiter Stefan Wiehl

Ressort Rahmenprogramm
Ressortleiter Michael Abeln

Ressort Personal
Weltcup Büro

Ressort VIP/Zuschauerservice
Ressortleiter Christian Döbele

Weltcup Büro
Joachim Häfker und Diana Waldvogel

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OK-Präsident und Bürgermeister : Armin Hinterseh

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Ressort Verkehr : Kian SchwuchowKian Schwuchow

„Das Ressort Verkehr um das ich mich kümmere, beinhaltet unter anderem die Planung der Parkplätze für Besucher, Helfer, Teams, Funktionäre, Technik und Catering-Firmen im Skistadion. Dazu gehören die Klärung mit den Besitzern der Grundstücke und das Beantragen von Straßensperrungen einschließlich der B31.
Wir organisieren Sponsor- Fahrzeuge für den Fahrdienst der Medien und der VIP’s.
Ich plane die Einsatzleitung, halte Rücksprache mit den verschiedenen Behörden und Organisationen, Polizei und Rotes Kreuz.
Das Verkehrs-Team ist für die Beschilderung für Parkplätze und Hinweisschilder verantwortlich und kümmert sich um Änderungen/Verbesserungen der Beschilderung im Stadtgebiet.

Ich erstelle und vergebe Durchfahrt-berechtigungen und Parkausweise.
Neben der Einteilung des Park- und Ordnungsdienst auf den Parkplätzen und beim Skistadion kümmere ich mich um die Planung/Einteilung des dafür benötigten Personals für den ganzen Ressortbereich. Auch die Umsetzung von Brandschutzkonzepten ist eine wichtige Aufgabe.“


Ressort Medien-Technik : Hans-Peter Hensle

„Ich habe hier in Stichworten aufgelistet welche Aufgaben das Ressort Medien-Technik, für das ich zuständig bin, alles beinhaltet:

• Erfassung des Kommunikationsbedarfs Skisprungstadion mit Springerdorf, Anlaufturm, Kampfrichterturm, Organisationsgebäude, Subzentrum, Feuerwehr und Fahrdienst, Medienzentrum Kurhaus.
• Lagebesprechung mit dem Ansprechpartner des Kurhaues und HTG-IT-Admin
• Einholung der Vollmacht von der Stadt zur Beantragung von diversen Telekommunikationsanschlüssen
• Bestellung von Daten und ISDN-Anschlüssen für alle Standorte
• Abklärung der Ausstattung des Sub-Zentrums mit DSV/FIS
• Helferrekrutierung
• Erfassung des vorhandenen Equipments (Geräte und Material Kurhaus und ORGA)
• Planung der maximal möglichen Ausstattung im provisorischen Subzentrum Schützenhaus
• Besprechung mit den Technikern der Fachfirma über die technische Realisierung der W-LAN Hot-Spots im Springerdorf, Anlaufturm und Subzentrum, sowie LAN im Organisationsgebäude und Kampfrichterturm.
• vorläufige Terminplanung der Ausführung / Koordination mit Schaltung der Anschlussleitungen
• Permanente Detailklärungen mit den Schnittstellen: Weltcupbüro, andere Ressorts, Telekom, Fachfirma, Schützenhaus, Kurhaus


Ressort Verpflegung : Lisa Fischer

LisaFischer„Mein Arbeitsbereich ist die Küche im ORGA Gebäude. Hier sorge ich für Sauberkeit und Verpflegung. Außerdem schlüpfe ich während des Springens in das Tinekostüm und bin dieses Jahr erstmalig zusätzlich für die Verpflegung der Presse im Carport und Schützenhaus zuständig.

Ich habe mich bereits mit den Helferinnen für die Verpflegung der Presse getroffen und die Einzelheiten und den Umfang des Arbeitseinsatzes besprochen.

Damit das Schanzenteam für die Arbeitseinsätze gerüstet ist, habe ich Vesper eingekauft und das ORGA bereits mehrmals gereinigt.“

 


Ressort VIP/Zuschauer : Birgit Ackermann / Marion Liebermann

• Verwaltung des Ticketverkaufs, angefangen vom Informationsgespräch zur Einbuchung und dem Ticketversand sowie die Aktualisierung der neuen Informationen auf den dazugehörigen Medien
• Organisation der Helfer und Erstellen des Ablaufplanes für das Wochenende
• Organisation und Absprache der Dekoration und Einrichtung des VIP-Zeltes mit den entsprechenden Personen
• Aufbau des VIP-Zeltes
• Organisation und Planung des Infostandes

BirgitAckermannMarionLiebermann


Arbeitsbereich Ordnungsdienst : Tobias Missfelder

Hallo Weltcup-Fans,TobiasMissfelder
mein Name ist Tobias Missfelder, ich bin 25 Jahre alt und organisiere den Arbeitsbereich Ordnungsdienst Stadion. Mit meinem Führungsteam von 2 Mann planen und organisieren wir ca. 70 freiwillige Helfer.
Derzeit arbeite ich an der Aufstellung „Wo?“ und „Wie viele?“ Ordner im Station gebraucht werden und wo Durchgangskontrollen/ Akkreditierungskontrollen durchgeführt werden müssen. Parallel läuft auf Hochtouren die Suche nach freiwilligen Helfern.
Das Stammpersonal der letzten Jahre muss abtelefoniert werden. Dazu kommt die Motivation und Organisation neuer Helfer. Alle Daten werden in einer Adressliste eingepflegt und aktualisiert, welche zur Ausstellung der Akkreditierung benötigt wird.
Natürlich gibt es die eine oder andere Sicherheitsbesprechung mit Joachim Häfker, Polizei, Feuerwehr und anderen Hilfsorganisationen.

Ich hoffe ich habe euch einen kleinen Einblick in meinen Arbeitsbereich geben können. Gerne dürft ihr für den Ordnungsdienst noch ein bisschen Werbung machen, da noch der ein oder andere Ordner gebraucht wird.


Generalsekretär : Joachim HäfkerJoachimHaefker

Bei Generalsekretär Joachim Häfker laufen alle Fäden zusammen. Er organisiert die gesamte Veranstaltung und kennt sich in allen Ressorts bestens aus. Auch bei der Schanzen- bzw. Stadionpräparation ist er ein gefragter Ansprechpartner.

 

 

 


Weltcup Büro : Diana Waldvogel

DianaWaldvogelSAnsprechpartner für die einzelnen Ressorts und diese unterstützen (z.B. Fragen beantworten, Infos rausgeben, Helferanmeldungen annehmen, Material besorgen)

Alle Kontaktdaten auf aktuellen Stand bringen (z.B. Ressortleiter, Notfalltelefonliste etc.)
Wichtige und aktuelle Informationen an die Ressortleiter weitergeben (z.B. Startzeiten…)
Zentraler Emaileingang (Emails beantworten und/oder verteilen etc.)
Telefondienste (z.B. auch Anfragen von Zuschauern)
Büromaterial organisieren
Anmeldungen der Nationen entgegennehmen und an alle zuständigen Ressortleiter weiterleiten (Zimmerreservierung Marc Sigwart; Akkreditierung und Swisstiming; Fahrdienst bei Anreise mit dem Flugzeug organisieren)
Liste unserer Kampfrichter bzw. TD und TDAs richten und an die zuständigen Ressortleiter verschicken (Adressen aus dem FIS-Katalog heraussuchen), Ausschreibung richten und an Nationen verschicken (Infos mit den zuständigen Ressortleitern im Vorfeld abklären)
Abstimmungen mit der Grafikerin Frau Graf. Anschließend Drucksachen Korrektur lesen. Eintrittskarten, Werbemaßnahmen, Flyer, Plakate…)
Weltcup Guide mit den zuständigen Ressortleitern klären, Änderungen ergänzen und Korrektur lesen
An Besprechungen teilnehmen und Protokolle führen (z.B. Naturfreunde, DSV, TV-Sitzungen, Radiowerbung etc.)
Sitzungen einladen (z.B. OK-Team, Vereine)
Diverse organisatorische Aktivitäten wie Helferlisten, Verpflegungsliste, Radiosender (Gewinnspiele), Ergebnislisten, Kontakt zu Agenturen, Kontakt zur FIS
Medienverteiler pflegen und einrichten, Internet (in Verbindung mit Markus Feser), Akkreditierungsanträge der Medienvertreter annehmen, Bilderanfragen von Medien, Hotels etc. bearbeiten

Ehrengäste und VIP-Gäste Bürgermeister und OK
Von der Einladung bis zum Versand der Karten, zusammen mit Informationen rund um unseren FIS Skisprung Weltcup

Nebenbei COC bearbeiten
(Ausschreibung, Kampfrichter, Ehrengäste etc.)


Das Medienteam

Medienteam2

Die Betreuung und das „Füttern“ von Zeitungen, Zeitschriften, Rundfunk, Fernsehen und Fotografen fängt schon weit, weit vor dem eigentlichen Wettkampfwochenende an. Wenn Radiosender Interviews mit dem Schanzenchef haben möchten, wenn ein Tourismusmagazin ein Porträt des Hochschwarzwaldes haben möchte, wenn eine Sportredaktion die Geschichte der Hochfirstschanze veröffentlichen will, wenn Kamerateams die Schneeproduktion filmen wollen, dann landen all diese Anfragen und Wünsche in der Regel beim Medienteam.

Es ist eines der kleineren OK-Teams, aber es ist dafür verantwortlich, dass ein möglichst positives und sympathisches Bild über Neustadt, die Hochfirstschanze und das Skispringen in die Öffentlichkeit kommt. Mit Dr. Florian Kech sorgen Martina Bodenlos-Autenrieth, Markus Feser, Kirsten Reith sowie Diana und Carmen Waldvogel im Vorfeld der Weltcupspringen für Texte, Fotos, Angebote an die Medien, für die Stadionbroschüre, für Interviewpartner, für die Gestaltung und Aktualisierung der Internetseite, für Streuung der Themen in den Sozialen Netzwerken und klären alle organisatorischen Fragen rund um die Medienbetreuung.

 Während des Springens ist dieses Team zuständig für die Betreuung der Journalisten und Fotografen vor Ort im Stadion und im Medienzentrum. Dort liefern sie den Journalisten auch ständig „Nachschub“ an Informationen und Neuigkeiten rund um das Springen, bieten eine tägliche Presseschau und helfen den Medien, ihre Interviews und Fotowünsche zu organisieren. Nach den Springen leitet das Medienteam im Auftrag der FIS die vorgeschriebene internationale Pressekonferenz, bei der die drei besten Springer des Wettbewerbs den Medien Rede und Antwort stehen. Die Pressemitteilung zum Springen muss dann zusammen mit den Fotos, die Markus Feser liefert, so schnell wie möglich direkt nach dieser Pressekonferenz hinaus in die Welt. 


Das Rechenbüro : Michael Blank

MichaelBlank

Der Leiter des Rechenbüros ist verantwortlich für die korrekte Ausrechnung der Ergebnisse. Gemeinsam mit seinem Team und der Firma Swiss Timing, die von der FIS beauftragt wird, sorgt er für die rasche Übermittlung der Grundwerte zur Berechnung der Gesamtnoten.

Um das zu bewerkstelligen, muss ca. 2 Wochen vor der Veranstaltung damit begonnen werden, die dafür erforderlichen Geräte aufzubauen und auf deren Funktionstüchtigkeit zu überprüfen. Dazu zählen z. B. Stromkästen und Lichtschranken. Die internen Sprechverbindungen müssen hergestellt werden.

Nach Ankunft der Mitarbeiter der Fa. Swiss Timing, in der Regel 3 Tage vor Veranstaltungsbeginn, werden gemeinsam weitere Geräte aufgebaut und Details abgeklärt. Es gehören die Startampel für den Starter und die Trainer, Geschwindigkeits- und Windmessung sowie die Videoweitenmessung dazu. Windfahnen und Startgong müssen aufgebaut werden, die Einrichtung der Laserlinie (sog. To-Beat-Line) muss überwacht und koordiniert werden, ebenso die Videowand.

Die Kommunikation zwischen allen Verantwortlichen innerhalb des gesamten Schanzengeländes muss sichergestellt werden, Funkverbindungen und WLAN-Zugänge.

Zu guter Letzt ist das Rechenbüro für die korrekte Abwicklung der Startnummernausgabe verantwortlich.

Und jetzt kann es endlich losgehen: Die mit Spannung erwarteten Wettkämpfe beginnen. Die Kampfrichternoten werden erfasst, die Ergebnisse und Weiten dem Stadionsprecher übermittelt und nach den einzelnen Durchgängen werden die Gesamtergebnisse so schnell wie möglich den Betreuern der Springer gereicht.

Im Idealfall läuft Dank gründlicher Vorbereitung alles reibungslos, sodass sich während der Wertungsdurchgänge die Helfer zurücklehnen und das Springen aus toller Perspektive vom Kampfrichterturm oder Anlauf genießen können.